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Informationen zum Buchungsstand (19.12.2016)

— abgelegt unter:

Hinweise zum Stand im Dezember 2016 aus dem Dezernat 2

Liebe Kolleginnen und Kollegen,


mit diesem Newsletter möchten wir Sie über den aktuellen Buchungsstand in den Systemen informieren.

 

Korrekturen/Kontenbereinigungsarbeiten Haushaltsjahr 2015 

Die letzten Korrekturen für das Haushaltsjahr 2015 wurden am 16.12.2016 durchgeführt. Hiervon waren nur noch wenige Projekte betroffen. 

Overheadkorrekturen werden im 1. Quartal 2017 erfolgen (dies gilt insbesondere für die Bereiche Anwendung gesicherter Erkenntnisse, Dienstleistungen, Auftragsforschung, teilweise aber auch für DFG-Projekte), ebenso soll dann die Overheadverteilung vorgenommen werden.

 

Wann steht somit der endgültige Abschluss für das Jahr 2015?

Rund 80% der Reste des Jahres 2015 sind bereits nach 2016 übertragen worden. Die Übertragung erfolgt Geldgeber-/Fondsweise. Ziel ist die noch fehlenden Fonds bis zum 30.12.2016 zu übertragen, krankheitsbedingt kam es leider nochmals zu zeitliche Verzögerungen.

Die Reste 2015 sind im Haushaltsbereich, bis auf wenige Ausnahmefälle, bei denen Klärungsbedarf (ungültige Kostenstellen) besteht, vollzogen. Dies gilt auch für das Sonderprogramm Master 2016. Die Sonderprogramme Hochschule 2012, HSP 2020 und Alt-QSM sind vollständig übertragen.  In Bearbeitung befinden sich insbesondere noch Projekte der Geldgeber DFG und EU. Außerdem besteht bei einzelnen Projekten noch Klärungsbedarf, hier wird, soweit erforderlich mit den betroffenen Einrichtungen Kontakt aufgenommen. 

Hinweis zu bereits eingereichten Verwendungsnachweisen

Die Verwendungsnachweise gegenüber den Geldgebern wurden auf Basis des damals vorhandenen Zahlenmaterials erstellt, dies sollte entsprechend dokumentiert sein.  Die ggf.

nachträglich entstandenen Veränderungen sollten als Ausgaben oder Entlastungen im Jahr 2016 mit abgerechnet werden.

Laufzeit Projektanlage

Der Bearbeitungszeitraum zur Projektanlage dauert in der Regel eine Woche. Zu einer zeitlichen  Verzögerung kann es kommen, sofern das Datenblatt nicht vollständig ausgefüllt ist, begründende Unterlagen fehlen (z.B.  Zusatzformular bei Tagungen) oder der Vertrag noch nicht unterschrieben ist.  Oftmals ist auch eine Rücksprache mit den Fachabteilungen (Steuer, Haushalt und Drittmittel) erforderlich, welches einen verlängerten Bearbeitungszeitraum zur Folge haben kann. Für Fragen zum Bearbeitungsstand steht die zentrale Email-Adresse der Projektanlage zur Verfügung (proj@zv.uni-freiburg.de).

 

Ausblick

Im Jahr 2017 ist vorgesehen mit dem Resteübertrag im Februar zu starten, so dass der Übertrag bis Ende des 1. Quartals weitestgehend abgeschlossen sein dürfte.

Overheadkorrekturen für 2016 werden im 1. Quartal 2017 erfolgen.

 

Sprechstunden/Schulungen/Dokumentation

Die SuperX-Sprechstunden werden im kommenden Jahr selbstverständlich fortgesetzt. An dieser Stelle möchten wir uns herzlich für den konstruktiven Dialog in diesem Forum bedanken. Diesen würden wir gerne gemeinsam mit Ihnen fortführen.

Für SuperX-Neuanwender werden im Programm 2017 der internen Weiterbildung erneut PC-Schulungen angeboten.

Die Dokumentation der SuperX-SAP-Berichte finden Sie im Wiki der Abteilung Informationsmanagement unter:

https://wiki.uni-freiburg.de/informationsmanagement/doku.php?id=superx:startseite

 

Wir wünschen Ihnen allen fröhliche Weihnachten und einen guten Start in das Jahr 2017!

Ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Dezernat 2

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