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Unikasse: Anordnung per Email – Vereinfachtes Verfahren an der Uni Freiburg (27.03.2020)

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Die Finanzbuchhaltung und die Unikasse informieren über die Möglichkeit das 4-Augen-Prinzip bei Anordnungen durch E-Mail zu dokumentieren.

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise hat das Finanzministerium (MWK-Erlass vom 17.03.2020) zur Erleichterung der Umsetzung kurzfristiger organisatorischer Maßnahmen (z.B. Nutzung von Homeoffice) entschieden, dass es zur Erfüllung der Formvorgaben, insbesondere in Hinblick auf das 4-Augen-Prinzip ausreichend ist, wenn die ausgeübten haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten (sachliche- und rechnerische Richtigkeit, Anordnungsbefugnis) durch E-Mail-Schriftverkehr dokumentiert werden.

Eine eindeutige Zuordnung durch Rechnungsnummer oder Kassenzeichen (bei Erlassen/Kassenanschlägen) muss dabei sichergestellt sein. Sollten berechtigte Zweifel vorliegen, sind zusätzliche Bestätigungen (z.B. Telefonanrufe, Videokonferenz) einzuholen und zu dokumentieren. Die Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen bleiben von dieser Ausnahmeregelung unberührt.
Die Regelung gilt solange, bis das Finanzministerium anders lautende Regelungen mitteilt.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zur Umsetzung des vereinfachten Verfahrens:

Eingescannte und im Email-Verfahren angeordnete Dokumente sind an die u. g.  Funktions- Emailadressen zu senden. Bitte senden sie die Mail erst dann an die u. g. Mailadresse, wenn die Formvorgaben vollständig unter Beachtung des 4-Augen-Prinzips erfüllt sind. Alle Bestätigungen der beteiligten Personen (rechnerische und sachliche Richtigkeit sowie die Anordnung) müssen in einer Email enthalten sein.

Im Betreff der Email ist zwingend folgendes anzugeben:

Auszahlungsanordnungen (UK-A):  UK-A Kostenstelle – Name Lieferant – Rechnungsnummer - Betrag
Diese ist zu senden an anordnung@zv.uni-freiburg.de.

UK-A mit UK-Anlage:  UK-Anlage Kostenstelle – Name Lieferant – Rechnungsnummer - Betrag
Diese ist zu senden an anlagenbuchhaltung@zv.uni-freiburg.de.

Annahmeanordnungen (UK-E): UK-E Kostenstelle – Name Debitor – Rechnungsnummer
Diese ist zu senden an rechnung@zv.uni-freiburg.de.

Umbuchungsanordnungen (UK-U, UK-P): UK-U bzw. UK-P Kostenstelle – Belegnummer bzw. Stichwort
Diese ist zu senden an anordnung@zv.uni-freiburg.de.

Interne Verrechnungen (UK-V): UK-V Kostenstelle 1 (Soll) – Kostenstelle 2 (Haben) – Rechnungsnummer
Diese ist zu senden an anordnung@zv.uni-freiburg.de.

Bei den Auszahlungsanordnungen mit Rechnungsbeträgen ab 5.000 Euro wird die Universitätskasse zusätzlich bei der anordnenden Stelle telefonisch rückfragen. Bei Anordnungsbeträgen unter 5.000 Euro können ebenfalls telefonische Rückfragen erfolgen.

Auf den so eingereichten Anordnungen ist links oben handschriftlich die RUF-Nummer aus dem Ticketsystem einzutragen z.B. [RUF#2020032010001195]. Bitte sammeln Sie im Anschluss die Anordnungen bei sich in einem Ordner. Die Originalunterlagen sind erst nach ausdrücklicher Anforderung durch die Finanzbuchhaltung vorzulegen.

Bitte übersenden Sie keinesfalls eingescannte Dokumente zusätzlich im Original per (Haus-)post.
Es besteht ansonsten die Gefahr von Doppelbuchungen!


Die Kasse wird, beim Verbuchen der per Mail angeordneten Dokumente, im Feld Belegkopftext in SAP die jeweilige RUF-Nummer aus dem Ticketsystem erfassen. Dies ist für Sie in SuperX sichtbar. Bitte vermerken Sie bei der Gegenkontrolle die SAP-Belegnummer rechts oben auf dem bei Ihnen im Ordner abgelegten Exemplar.

Praxisbeispiel:
Sie haben eine Rechnung über 555 € der Jugendherberge Rostock mit Rechnungsnummer 202001195. Bezahlt werden soll es aus dem  Projekt 2100022201, welches zur Kostenstelle 1110001001 gehört. Die dazugehörige Anordnung UK-A haben Sie erstellt, in der Email haben Sie bereits bestätigt, was Sie bestätigen können (rechnerische Richtigkeit) und leiten diese an die zweite Person weiter, die nun die sachliche Richtigkeit sowie die Anordnung bestätigt.

Danach senden Sie oder die anordnende Person die Email an anordnung@zv.uni-freiburg.de mit dem Betreff
UK-A 1110001001 - Jugendherberge Rostock – 202001195 – 555,00 EUR

Wir benötigen die Angabe der Kostenstelle zur internen Zuordnung in der Unikasse. Gebucht wird auf die Kontierung in der Anordnung.

Es sind zwingend dienstliche Email-Adressen der Universität Freiburg zu verwenden sowie dienstliche Telefonnummern anzugeben, auf denen die verantwortlichen Personen zu den üblichen Geschäftszeiten zu erreichen sind. Ggf. sind die Diensttelefone entsprechend umzuleiten.


Muster für einen UK-A, der per Email angeordnet wurde (nach Verbuchung):
Muster UK-A

Wichtiger Hinweis für Sie:

Bei Verwendung der Nacherfassung erübrigt sich das neue Verfahren, da die Freigabe bereits im SRM erfolgt. Hier genügt es, uns die zahlungsbegründende Unterlage und ggf. den SRM-Ausdruck per Email an anordnung@zv.uni-freiburg.de zu senden. Bitte geben Sie hier im Betreff die SRM-Einkaufswagennummer bzw. SRM-Bestellnummer an.

Bei Fragen zum Verfahren oder zu Buchungen wenden Sie sich an
Ihre Finanzbuchhaltung und Universitätskasse: unikasse@zv.uni-freiburg.de

Martina Muy
Rainer Gänshirt
Andrea Rumbschick

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