Business Intelligence Kompetenzzentrum bwBICC

1         bwBICC als Teil des IQF-Projektes

Im Rahmen des IQF-Projektes

„Konzeptionelle Weiterentwicklung des Hochschulrechnungswesens zur Implementierung
eines institutionellen Rahmens für die strategische Steuerung und Planung
der Hochschulen in Baden-Württemberg“

hatten sich insgesamt acht Einrichtungen (Universitäten, Hochschulen für Angewandte Wissenschaften) zusammengeschlossen, um hierfür ein neues einheitliches Konzept zu entwickeln. Ausdrücklich erwünscht ist die Nutzung der Konzepte durch weitere Hochschulen.

• die Weiterentwicklung des Hochschulrechnungswesens in Form eines Referenzmodelles im Hinblick auf weitergehende Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten;
  
• die Entwicklung eines gemeinsamen Fachkonzeptes für die beteiligten Hochschulen;
• der Aufbau eines Kompetenznetzwerks zur Pflege und Weiterentwicklung des Fachkonzeptes;
• die Abschöpfung von fachlichen und betrieblichen Synergieeffekten daraus.

Um diese Ziele, insbesondere die dauerhafte Etablierung eines Referenzmodells, erreichen zu können ist auch nach Abschluss des laufenden IQF-Projektes eine kontinuierliche und standortübergreifende Betreuung der dem Verbundmaster zu Grunde liegenden Fachverfahren und Prozesse notwendig. Die Vernetzung zu anderen hochschulspezifischen und hochschulinternen Fachverfahren und Prozessen ist hierbei zwingend und ein wichtiges Detail.

Besondere Bedeutung kommt weiterhin der Informationsversorgung der Hochschulleitung sowie der zentralen und dezentralen Einrichtungen mit quantitativen Berichten aus den hochschulspezifischen und hochschulinternen Fachverfahren bei. Hierzu wird als Business Intelligence-System (BI) die HISinOne-BI „Edustore/SuperX“ genutzt und um Finanzdaten aus SAP erweitert.

In Analogie zum Kompetenzzentrum bwHSRWcc sollen durch eine gemeinsame Betreuung der BI-Systeme an den Hochschulen durch das Kompetenzzentrum bwBICC Synergien genutzt und eine qualitativ hochwertige Betreuung sichergestellt werden.

Eine enge Kooperation der beiden Einrichtungen bwHSRWcc und bwBICC ist dabei Grundvoraussetzung, dies gilt insbesondere für den Finanzbereich.

2         Ausgangslage und Ziele

Die IT-Versorgung von Studium, Lehre, Forschung und Verwaltung muss an den Hochschulen als ganzheitliche Aufgabe gesehen werden. Eine säulenhafte Versorgung einzelner Bereiche wird der Durchgängigkeit von Hochschulprozessen längst nicht mehr gerecht. Aus diesem Grund ist auch die Einführung einer Software für die Finanzverwaltung und Hochschulsteuerung im Gesamtkontext der durchgehenden Versorgung im Sinne eines integrierten Informationssystems zu sehen. Eine enge Koppelung mit anderen Systemen und Prozessen und eine Vernetzung aller vorhandenen Daten ist zwingend. Mit den wachsenden Anforderungen verändern sich die IT-Systeme der Hochschulen ständig, in den letzten beiden Dekaden mit kontinuierlich steigender Geschwindigkeit.

Hochschulen unterliegen inzwischen einem zunehmenden Wettbewerb und unterscheiden sich in ihrer Struktur zum Teil erheblich. Dennoch kooperieren die Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaft erfolgreich bei der IT-Versorgung – hier sei auf die Umsetzungskonzepte bwHPC und bwDATA verwiesen. Aus dieser Unterschiedlichkeit entwickeln sich immer wieder Projekte, die die Innovationskraft der Hochschulen in Baden Württemberg auf der nationalen und internationalen Ebene unterstreichen.

Bereits in den Jahren 2004 – 2006 wurde ein Konzept für das Berichtswesen der Hochschulen und Universitäten des Landes Baden-Württemberg entwickelt. In dieses Konzept sollen die Finanzdaten aus SAP integriert werden. Dies ermöglicht einerseits ein kontinuierliches Berichtswesen, andererseits auch in Zukunft die Fachverfahren übergreifende Auswertung der Hochschuldaten für Berichtswesen und Kennzahlenbildung. Die HISinOne-Business Intelligence (bzw. Edustore/SuperX) vereint die Geschäftslogikfelder der Campus-Intelligence und Ressourcen-Intelligence in sich. Damit wird es möglich, sowohl die in HISinOne vorgehaltenen operativen als auch externe Daten beliebig zusammenzuführen, nach gewählten Kriterien auszuwerten und in einem gewünschten Format abzurufen, etwa als HTML, Excel-Tabelle, im PDF-Format oder als Grafik.

Die Universitäten Freiburg und Mannheim haben beschlossen, den Verbundmaster als eigenständiges System in Zukunft gemeinsam weiter zu entwickeln und in Mannheim ein Kompetenzzentrum für das Hochschulrechnungswesen in Baden-Württemberg (bwHSRWcc) aufzubauen, deren Kern eine gemeinsame Anwendungsbetreuung bildet.

Für das Business Intelligence System Edustore/SuperX wird ebenfalls für beide Standorte ein Kompetenzzentrum aufgebaut mit Sitz an der Universität Freiburg, das die an den einzelnen Standorten aufgebauten BI-Systeme betreut und auf der Basis von Edustore/SuperX systematisch und Benutzer orientiert weiterentwickelt. Außerdem wird ein Managementinformationssystem ausgeprägt. Das Kompetenzzentrum BI ist bei Bedarf für eine Beteiligung weiterer Standorte offen.

3         Business Intelligence-System BI

• Campus-Managementssystems (z.B. HISinOne, SOS, POS, ZUL)
• Personal (z.B. SVA)
• Finanzwesen (z.B. SAP, FSV)
• Facility Management-System (z.B. BAU)

zusammen geführt und für Auswertungszwecke zur Verfügung gestellt. Edustore/SuperX bietet offene, genau definierte Schnittstellen und kann in HISinOne in das Portal integriert werden.

4       BI-Anwendungsbetreuung

Unter dem Begriff der BI-Anwendungsbetreuung werden sowohl die notwendige Unterstützung bei der täglichen Arbeit (Beseitigung von Störungen und die Bearbeitung von Standardanfragen wie das Einrichten neuer Nutzer und das Anlegen von Berechtigungen), als auch die Koordination und Umsetzung der fachlichen Weiterentwicklung und deren technischen Umsetzung im BI-System zusammengefasst.

Die Tätigkeiten lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen und umfassen im Einzelnen folgende Aufgaben:

• Betrieb Helpdesk
• Bearbeitung von Supportanfragen der Key-User
• Ansprechpartner für die lokalen IT-Supporteinheiten
• Planung, Test und von BI- Versionsupdates; Durchführung in Absprache mit lokaler IT
• Abstimmung mit Externen, z.B. HIS, Memtext
• Vergabe von Rechten
• Unterstützung neuer Projekte
• Schulung der Key-User
• Unterstützung der Key-User bei Schulung der Endanwender
• Erarbeitung und Umsetzung BI-Berechtigungskonzept
• in Absprache mit der SAP-Anwendungsbetreuung
  
  

• Anpassung vorhandener Berichte an hochschulspezifische Anforderungen
• Entwicklung neuer Berichte
• Abstimmung neuer Berichte (z.B. mit der SAP-Anwendungsbetreuung)
• Einbindung neuer Datenbereiche
• Erarbeitung von Konzepten zur Weiterentwicklung des BI-Systems
• Abstimmung der Konzepte mit den Key-Usern
• Vorbereitung und Dokumentation von Workshops
• Vorbereitung für Entscheidungsgremien